Набора постов пост, но всё же.
Если стоит задача разгрузить себя от повседневных задач, то такая последовательность:
1. Руководитель-администратор - может не быть специалистом по выполняемым задачам, просто администратор, подконтрольный собственнику и у которого в подчинении находятся сотрудники которые ранее подчинялись собственнику.
2. Таск-менеджер, куда падают и распределяются задачи между подчиненными.
3. Прописанный бизнес-процесс, при взгляде на который каждый понимает кто за что отвечает и какой "шестеренкой" этого механизма он является.
В первом приближении, этого достаточно. Дальше, по мере развития, требуются другие инструменты.